- Predmet emailu musí byť stručný, jasný a výstižný
Príjemca emailu sa väčšinou rozhoduje v rýchlosti, či otvorí predmet emailu ihneď alebo neskôr. Ak potrebujete, aby vám čo najkratšom čase odpovedal, do predmetu emailu uvádzajte maximálne štvorslovný názov. Ten by mal zodpovedať obsahu emailu. Napríklad: Zmena miesta stretnutia, Návrh na spoluprácu, Odkaz na prezentáciu, atď. - Používajte iba profesionálnu emailovú adresu
Rozlišujte, či zasielate pracovný alebo súkromný email. Ak aj váš firemný email pozostáva z vášho mena a priezviska, tak aj váš súkromný email by mal by mal byť vytvorený z vášho mena, ktorým vás rýchlejšie identifikujú. Vyhýbajte sa infantilným emailovým názvom alebo názvu emailu zostaveného z mena a roku narodenia. - Pozor na to, či neodpovedáte všetkým namiesto jedného príjemcu
Môže sa vám ľahko stať, že si nevšimnete, že prijatý email bol adresovaný aj ďalším prijímateľom a tak namiesto odpovedať jednému dáte odpovedať všetkým. Dávajte si pozor, či obsah vášho emailu majú čítať všetci alebo iba odosielateľ emailu. - Používajte profesionálne oslovenie. Každý email by mal začať pozdravom. Pri oslovení uveďte meno prijímateľa, čím mu dávate najavo, že si ho vážite.
Vyhýbajte sa používaniu výkričníkov
Pokiaľ to nie je potrebné a nutné, vyhýbajte sa písaniu výkričníkov v emailovej komunikácii. Keďže recipient nepočuje tón vášho hlasu, váš text by si mohol nesprávne interpretovať. - Pozor na tón vyjadrovania
Aj keď sa hovorí, že s humorom ide všetko ľahšie, v emailovej komunikácii môže vyznievať nevhodne. Čo je vtipné a zábavné pre vás, nemusí byť pre druhú osobu. - Berte do úvahy, že ľudia rôznych kultúr majú odlišné spôsoby komunikácie
Ak zasielate pracovný email ľuďom z rôznych krajín, pamätajte si, že každá kultúra má iné spôsoby a zvyky. Platí to aj v emailovej komunikácii. Japonci, Arabi a Číňania radi najprv spoznajú človeka, s ktorým majú začať obchodovať. Preto pri komunikácii s nimi môžete byť pri písaní emailu viac osobní. Na druhej strane, napríklad takí Nemci, Američania alebo Škandinávci sa nestrácajú čas a vyjadrujú sa stručne a výstižne. - Pokúste sa odpovedať na každý email, ktorý dostanete
Aj keď je ťažké odpovedať na každý jeden prijatý email, mali by ste sa o to pokúsiť, napriek tomu, že odosielateľ nečaká vašu odpoveď. Je to znak dobrej emailovej etikety. - Skontrolujte si email po sebe
Môžete byť profesionál vo svojej sfére, ale za vaše chyby v texte vás nikto neospravedlní. Pred každým odoslaním emailu si preto skontrolujte obsah emailu. - Nezabudnite na pridanie správnej emailovej adresy
Pri hromadnom odosielaní emailov sa vám môže ľahko stať, že z nepozornosti odošlete email podobnému príjemcovi, než ste zamýšľali. Okrem kontroly textu si pred samotným odoslaním skontrolujte aj jeho príjemcu.