Už viac ako rok nás trápi pandémická situácia a pomaly sme si už zvykli na virtuálne stretnutia. Okrem tých pracovných, sa online stretávame s rodinou, príbuznými, ale aj organizujeme rôzne spoločenské online párty, jednoducho len tak pre zábavu, porozprávať sa s priateľmi.
Technologický progres zjednodušil možnosť komunikovať z rôznych kútov sveta pomocou videa, avšak aj tu si musíme zachovať určité pravidlá. Rýchlym prechodom na online komunikáciu si niektorí ľudia jednoducho preniesli svoje návyky z komunikácie na sociálnych sieťach (komentáre, smajlíky atď.) na video-mítingy a školenia. Tak ako v reálnom svete, pri reálnych stretnutiach, aj pri online video-stretnutiach dodržujeme pravidlá etikety. Je potrebné vedieť pravidlá a kompetencie pri virtuálnej komunikácií, aby sme pôsobili profesionálne. Tu sme pripravili 9 pravidiel ako viesť virtuálne stretnutia:
- Účastníci online stretnutia by sa vopred mali dohodnúť, či budú komunikovať video alebo audio. Pre niekoho je dosť stresujúce ukázať sa na obrazovke, preto je dobré to vedieť vopred. Buď všetci účastníci komunikujú s kamerami alebo len audio. Ak máte školenie vopred upozornite účastníkov, aby sa pripravili na video.
- Príprava na online míting – skontrolujte všetky potrebné zariadenia pred mítingom. Preverte, či je kamera umiestnená pod správnym uhlom, či funguje mikrofón a dynamika. Ak ste v miestnosti dbajte na správne osvetlenie.
- Presnosť – buďte presný a zdvorilý k účastníkom. Ak otvárate míting Vy vojdite do príslušnej aplikácie videokonferencie načas. Ak využívate platformu „meeting“ je slušné sa pozdraviť v príslušnom chate a dajte o vás vedieť. Po pozdrave si mikrofón vypnite, aby to nerušilo moderátora mítingu.
- Hovorte po poriadku – aj keď máte míting je dôležité sa prihlásiť a počkať pokiaľ vás vyzve moderátor mítingu resp. školiteľ. Hovorte sebavedomo, ale nezvyšujte hlas. Neskáčte do reči niekomu, kto práve hovorí. Ak chcete niečo povedať dvihnite ruku. Nezabudnite vždy vypnúť zvuk, keď nehovoríte.
- Udržujte očný kontakt – udržujte očný kontakt s kamerou počas video-mítingu. Zrejme, by bolo zvláštne pozerať na displey celú hodinu, bez toho, aby ste nemrkali, ale pozerať do nikadiaľ alebo blúdiaci pohľad pôsobia hlúpo a nezdvorilo.
- Obliekajte sa profesionálne – aj keď video-mítingy prebiehajú v domácom prostredí nezabudnite, že profesionálny dress-code je treba dodržiavať. Vhodné biznis oblečenie dodá Vášmu stretnutiu viac rešpektu a dôveryhodnosti.
- Rušivé momenty – počas online mítingu sa snažte eliminovať šumy a zvuky v pozadí. Vypnite mikrofón, ak práve nehovoríte. Ak máte doma psa, radšej ho zatvorte do druhej miestnosti. Ak je počuť z vedľajšej miestnosti práčku, tú tiež počas mítingu vypnite. Ostatní účastníci nemusia vedieť, aké činnosti robíte súčasne s mítingom.
- Pozadie za Vami – súčasné moderné technológie napr v skype, teamse a zoome majú možnosť nastaviť si virtuálne pozadie. Odporúča sa vybrať pozadie v súlade s cieľom daného mítingu t.z. ak cieľom stretnutia sú predaje, tak na pozadí by malo byť v súlade s vašim biznisom. Ak máte pracovný míting nie je vhodné umiestniť pozadie s obrázkom mora, alebo oddychu, pôsobí to rušivo. V tomto prípade sú lepšie obrázky s pracovného prostredia.
- Náhradný plán – aj tu musíme myslieť na to, že pracujeme s technikou a aj najmodernejšia technika niekedy zlyháva napr. prerušenie internetové spojenia, nefunkčnosť kamery alebo mikrofónu. Pripravte si vopred náhradný plán a tým sa vopred vyhnete panike.